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事例3)提供元の個人関連情報取扱事業者が同意取得を代行することを念頭に、実際には
提供元の個人関連情報取扱事業者が適切に同意取得していない場合において、提
供先の個人情報取扱事業者がこれを知り、又は容易に知ることができるにもかか
わらず、当該個人関連情報を個人データとして取得した場合
(3)記録事項の省略
複数回にわたって同一「本人」の個人関連情報の提供を受けて個人データとして取得する
場合において、同一の内容である事項を重複して記録する必要はないことから、その旨を明
確にするものである。すなわち、第6項に規定する方法により作成した記録(現に保存して
いる場合に限る。)に記録された事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を
省略することができる。
令和2年改正保護法の施行日の前に上記に規定する方法に相当する方法で作成した記録に
ついても同様とする。
なお、記録事項のうち、一部の事項の記録の作成を施行規則第24条第2項に基づき省略し
残りの事項の記録のみを作成した場合、記録全体としての保存期間の起算点は、残りの事項
を作成した時点とする。
(参照条文:通則ガイドライン3-7、金融分野ガイドライン14条)
(保有個人データに関する事項の公表等)
第21条協会員は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の
求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。以下同じ。)に置かなければならない。なお、利用目的
に第三者提供が含まれる場合には、第2号の内容として、その旨を記載しなければならない。
(1)協会員の名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者(法人でない団体で代表者又は管理
人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人)の氏名
(2)すべての保有個人データの利用目的(ただし、第10条第4項第(1)号から第(3)号に該当する場合
を除く。)
(3)次項、次条第1項若しくは第3項、第23条第1項又は第24条第1項の規定による求めに応じる
手続(第27条の規定により手数料の額を定めたときは、その手数料の額を含む。)
(4)保有個人データの安全管理のために講じた措置(ただし、本人の知り得る状態に置くことによ
り当該保有個人データの安全管理に支障を及ぼすおそれがあるものを除く。)
(5)保有個人データの取扱いに関する自社における苦情の申出先
(6)認定個人情報保護団体の名称及びその苦情の解決の申出先
2協会員は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたとき
は、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する
場合は、この限りではない。
(1)前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
(2)第10条第4項第(1)号から第(3)号に該当する場合
3協会員は,前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をし
たときは、遅滞なく、その旨を本人に通知しなければならない。
(解説)
「本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)」の具体例(第
1項)
「本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)」とは、ホー
ムページへの掲載、パンフレットの配布、本人の求めに応じて遅滞なく回答を行うこと等、
本人が知ろうとすれば、知ることができる状態に置くことをいい、常にその時点での正確な
内容を本人の知り得る状態に置かなければならない。必ずしもホームページへの掲載、又は
事務所等の窓口等へ掲示すること等が継続的に行われることまでを必要とするものではない
が、事業の性質及び個人情報の取扱状況に応じ、内容が本人に認識される合理的かつ適切な
方法によらなければならない。
なお、普段から問合せ対応が多い協会員において、ホームページへ継続的に掲載する方法
は、「本人が容易に知り得る状態」及び「本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく
回答する場合を含む。)」の両者の趣旨に合致する方法である。
【本人の知り得る状態に該当する事例】
事例1)問合せ窓口を設け、問合せがあれば、口頭又は文書で回答できるよう体制を構築
しておく場合
事例2)店舗にパンフレットを備え置く場合
事例3)電子商取引において、商品を紹介するホームページに問合せ先のメールアドレス
を表示する場合
協会員は、保護法第32条に従い、保有個人データに関する事項を本人の知り得る状態に置
く際には、販売方法等の事業の態様に応じて、例えば、次のような方法により、適切な措置
を講ずる必要がある。
①店頭での継続的なポスターの掲示、書面の備付け
②パンフレット・リーフレットの継続的な配布
③ホームページへの継続的な掲載(第29条に定める「個人情報保護宣言」と一体として提
載する方法(保有個人データに関する事項が示された画面に1回程度の操作で遷移するよ
う設定したリンクを「個人情報保護宣言」に継続的に掲載することを含む。)もある。)
④本人の求めに応じた書面の交付、郵送、FAX等による送付
⑤本人の求めに応じた口頭、電話、電子メールでの回答
1参照条文:保護法32条、施行令10条,通則ガイドライン3-8-1、金融分野ガイドライン
15条)
(開示)
第22条協会員は、本人から、当該本人が識別される保有個人データについて開示(存在しないとき
にはその旨を知らせることを含む。)の請求を受けたときは、本人に対し、電磁的記録の提供による
方法、書面の交付による方法その他当該協会員の定める方法のうち本人が請求した方法(当該方法
による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、
書面の交付による方法)により、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない。ただ
し、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことがで
きる。
(1)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2)協会員の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3)他の法令に違反することとなる場合
2協会員は、前項の規定による請求に係る保有個人データの全部又は一部について素示しない旨の
決定をしたとき又は請求に係る保有個人データが存在しないときは、遅滞なく、その旨を本人に通
知しなければならない。また、本人が請求した方法による開示が困難であるときは、その旨を本人
に通知した上で、書面の交付による方法により開示を行わなければならない。
3協会員は,本人から,当該本人が識別される個人データに係る第三者提供記録の書示(存在しな
いときにはその旨を知らせることを含む。)の請求を受けたときは、本人に対し、電磁的記録の提供
による方法,書面の交付による方法その他当該協会員の定める方法のうち本人が請求した方法(当
該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっ
ては、書面の交付による方法)により、遅滞なく、当該第三者提供記録を開示しなければならない。
なお、第三者提供記録には、次の各号に掲げるもの、及び保護法第29条第1項又は同法第30条第3
項の規定が適用されない場合において任意に作成された記録は、含まれない。
(1)当該記録の存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及
ぶおそれがあるもの