個人情報保護法関連ガイドライン（保有個人データに関する事項の公表等）
令和6年7月22日|p.38
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(保有個人データに関する事項の公表等)
第21条 協会員は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。以下同じ。）に置かなければならない。なお、利用目的に第三者提供が含まれる場合には、第(2)号の内容として、その旨を記載しなければならない。
(1) 協会員の名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名
(2) すべての保有個人データの利用目的（ただし、第10条第4項第(1)号から第(3)号に該当する場合を除く。）
(3) 次項、次条第1項若しくは第3項、第23条第1項又は第24条第1項の規定による求めに応じる手続（第27条の規定により手数料の額を定めたときは、その手数料の額を含む。）
(4) 保有個人データの安全管理のために講じた措置（ただし、本人の知り得る状態に置くことにより当該保有個人データの安全管理に支障を及ぼすおそれがあるものを除く。）
(5) 保有個人データの取扱いに関する自社における苦情の申出先
(6) 認定個人情報保護団体の名称及びその苦情の解決の申出先
2 協会員は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。
(1) 前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
(2) 第10条第4項第(1)号から第(3)号に該当する場合
3 協会員は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、遅滞なく、その旨を本人に通知しなければならない。
(解説)
「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）」の具体例（第1項）
「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）」とは、ホームページへの掲載、パンフレットの配布、本人の求めに応じて遅滞なく回答を行うこと等、本人が知ろうとすれば、知ることができる状態に置くことをいい、常にその時点での正確な内容を本人の知り得る状態に置かなければならない。必ずしもホームページへの掲載、又は事務所等の窓口等へ掲示すること等が継続的に行われることまでを必要とするものではないが、事業の性質及び個人情報の取扱状況に応じ、内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法によらなければならない。
なお、普段から問合せ対応が多い協会員において、ホームページへ継続的に掲載する方法は、「本人が容易に知り得る状態」及び「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）」の両者の趣旨に合致する方法である。
【本人の知り得る状態に該当する事例】
事例1）問合せ窓口を設け、問合せがあれば、口頭又は文書で回答できるよう体制を構築しておく場合
事例2）店舗にパンフレットを備え置く場合
事例3）電子商取引において、商品を紹介するホームページに問合せ先のメールアドレスを表示する場合
協会員は、保護法第32条に従い、保有個人データに関する事項を本人の知り得る状態に置く際には、販売方法等の事業の態様に応じて、例えば、次のような方法により、適切な措置を講ずる必要がある。
① 店頭での継続的なポスターの掲示、書面の備付け
② パンフレット・リーフレットの継続的な配布
③ ホームページへの継続的な掲載（第29条に定める「個人情報保護宣言」と一体として掲載する方法（保有個人データに関する事項が示された画面に1回程度の操作で遷移するよう設定したリンクを「個人情報保護宣言」に継続的に掲載することを含む。）もある。）
④ 本人の求めに応じた書面の交付、郵送、FAX等による送付
⑤ 本人の求めに応じた口頭、電話、電子メールでの回答
(参照条文：保護法32条、施行令10条、通則ガイドライン3-8-1、金融分野ガイドライン15条)